Dreihundert Bilder in der Mediathek, vier Agenturen in zehn Jahren und ein Ordner auf einem ehemaligen Mitarbeiter-Laptop. Wo fängt man an? Am besten nicht mit dem Versuch, jede Datei sofort abschließend zu beurteilen. Eine Bildinventur soll zunächst Ordnung schaffen: Was wird tatsächlich verwendet, wo steht es und welche Herkunftsfragen sind noch offen?

Die Zahl im Titel ist ein Beispielszenario, kein Erfahrungswert über Ihre Website. Das Problem kennen jedoch viele gewachsene Auftritte: Der Dateibestand und der sichtbare Bildbestand sind nicht identisch. Manche Uploads werden längst nicht mehr verwendet. Andere Motive kommen aus einem Theme, von einem anderen Host oder aus einer separat gebauten Kampagnenseite.

Erst den Umfang festlegen

Beginnen Sie mit der Website und den Bereichen, die zur Prüfung gehören. Neben der Startseite können das Sprachversionen, Angebotsseiten, der Blog oder eigene Landingpages sein. Schreiben Sie ausdrücklich auf, welche Bereiche noch fehlen. Eine sauber abgegrenzte erste Bestandsaufnahme ist nützlicher als eine vermeintlich vollständige Liste, deren Entstehung niemand erklären kann.

Ein automatischer Crawl folgt den erreichbaren Wegen. Er kennt nicht jede Adresse, die jemals für eine Anzeige oder einen Newsletter gebaut wurde. Ergänzen Sie deshalb wichtige, nicht intern verlinkte Seiten aus dem CMS oder aus Kampagnenunterlagen. Bei Login-Bereichen und besonderen Interaktionen braucht es gegebenenfalls einen getrennten Arbeitsweg. Die Grenze des Scans gehört in die Liste, nicht in die Erinnerung einer einzelnen Person.

Datei und Fundstelle sind zwei Spalten

Ein Bild kann auf mehreren Unterseiten vorkommen. Gleichzeitig kann dasselbe Motiv in verschiedenen Größen und Dateiformaten vorliegen. Wenn Sie nur Dateinamen sammeln, verlieren Sie die Verwendung aus dem Blick. Wenn Sie nur Seiten sammeln, suchen Sie dasselbe Motiv mehrfach. Sinnvoll ist deshalb eine Zuordnung zwischen Bilddatei, Motiv beziehungsweise Variante und allen bekannten Fundstellen.

Praktische Angaben sind Bildadresse, Seitenadresse, sichtbarer Einsatz und zuständiger Inhaltsbereich. „Teamfoto auf Über uns“ ist eine andere Aufgabe als „grafischer Trenner im Blog“. Ergänzen Sie, wo verfügbar, Quelle und Originaldatei. Die erste Liste muss nicht perfekt sein. Sie muss so aufgebaut sein, dass neue Informationen an der richtigen Stelle ergänzt werden können.

Was zuerst ansehen?

Beginnen Sie mit Motiven, bei denen ein falscher Eindruck besonders relevant wäre oder eine Änderung viele Seiten betrifft. Dazu können vermeintliche Fotos von Beschäftigten, Produkten, Räumen, Referenzprojekten oder konkreten Leistungen gehören. Auch besonders sichtbare Kampagnenmotive verdienen frühe Aufmerksamkeit. Diese Priorisierung beschreibt einen Arbeitsvorschlag, keine abschließende rechtliche Risikoklassifizierung.

Technische Signale können zusätzlich bei der Reihenfolge helfen. Ein auffälliger Modellwert oder ein gefundener Herkunftshinweis ist ein Anlass für eine Rückfrage. Fehlende Metadaten sind dagegen kein Beweis für eine unauffällige Herkunft. Die Unterschiede erläutert unser Beitrag Was Metadaten verraten und was nicht. Halten Sie technische Beobachtung und redaktionelle Entscheidung in getrennten Feldern fest.

Aus einer Auffälligkeit wird eine konkrete Frage

Statt „Bild prüfen“ sollte der nächste Schritt beispielsweise lauten: „Originalaufnahme bei der Agentur anfordern“ oder „klären, ob die Möblierung nachträglich eingefügt wurde“. Ergänzen Sie eine zuständige Person und einen Termin. So bleibt die Liste ein Arbeitsmittel und wird nicht zu einem farbigen Archiv ungeklärter Befunde.

Bei älteren Dateien lohnt sich auch ein nüchterner Umgang mit Lücken. Nicht jede Entstehung wird sich vollständig rekonstruieren lassen. Dokumentieren Sie, was bekannt ist, was nur vermutet wird und worauf die Entscheidung beruht. Für eine Anfrage an Dienstleister können Sie die Hinweise zur Bildübergabe durch Agenturen verwenden. Eine präzise Frage mit Bildadresse ist meist leichter zu beantworten als ein ganzer unkommentierter Ordner.

Alte Bilder nicht ohne zeitliche Einordnung behandeln

Zum Quellenstand dieses Artikels erläutert die Europäische Kommission, dass vor dem 2. August 2026 erstellte Inhalte nicht rückwirkend gekennzeichnet werden müssen. Die Aussage steht in ihren FAQ zu Artikel 50. Daraus sollte aber nicht die Schlussfolgerung entstehen, jede Datei mit einem alten Upload-Datum sei automatisch abschließend eingeordnet.

Upload, ursprüngliche Erstellung und spätere Bearbeitung können an unterschiedlichen Tagen liegen. Auch andere Fragen, etwa Nutzungsrechte oder eine irreführende Darstellung, verschwinden nicht allein durch das Alter einer Datei. Für die Bestandsaufnahme ist daher eine nachvollziehbare Zeitangabe hilfreich. Wo sie nicht belegt werden kann, bleibt sie offen. Eine neu bearbeitete Fassung verdient eine neue Betrachtung.

Eine Inventur ist fertig, wenn sie weitergeführt werden kann

Nach der ersten Runde sollte klar sein, wie neue Bilder in die Liste gelangen und wann vorhandene Einträge aktualisiert werden. Ein neuer Zuschnitt muss nicht die gesamte Inventur auslösen. Ein ausgetauschtes Motiv oder eine inhaltlich veränderte Bildfassung sollte jedoch der bestehenden Entscheidung zugeordnet werden. Sonst entsteht direkt nach dem Aufräumen die nächste lose Sammlung.

Bewahren Sie die Liste mit den zugehörigen Unterlagen an einem Ort auf, den Redaktion und Webteam finden. Technische Prüfergebnisse können als datierter Ausgangspunkt dienen. Die Freigaben und Herkunftsauskunft bleiben davon unterscheidbar. Ziel ist keine makellose Tabelle um ihrer selbst willen, sondern eine Antwort auf die nächste Frage: „Wo haben wir dieses Bild verwendet, und was wissen wir darüber?“