Montag liefert die Agentur ein Motiv. Dienstag tauscht jemand den Hintergrund aus. Mittwoch wird es für die Startseite zugeschnitten. Donnerstag fragt die Geschäftsführung, ob ein Hinweis nötig ist. Freitag weiß niemand mehr, welche Datei gemeint war. KI-Bilder brauchen nicht automatisch ein großes Freigabegremium. Sie brauchen einen Ablauf, der die entscheidenden Informationen nicht unterwegs verliert.

Ein guter Redaktionsworkflow beantwortet wenige Fragen zuverlässig: Was zeigt die veröffentlichte Fassung? Woher stammt sie? Wer hat sie verändert? Wer entscheidet über ihren Einsatz? Und wer prüft, ob ein vorgesehener Hinweis nach dem Upload noch sichtbar ist? Diese Fragen gehören zusammen, müssen aber nicht alle von derselben Person beantwortet werden.

Am Eingang: Die Datei bekommt einen Begleitzettel

Beginnen Sie dort, wo ein Bild ins Unternehmen kommt. Zur Originaldatei gehören die Quelle, Angaben zur Entstehung und die vorgesehenen Nutzungsrechte. Bei einer Agenturlieferung kommen wesentliche Bearbeitungsschritte hinzu. Ein kurzes Formular oder eine feste Spalte in Ihrer Medienverwaltung reicht oft aus. Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern dass die Angaben auch bei Zeitdruck eingefordert werden.

Vermeiden Sie ein einziges Feld namens „KI: ja/nein“. Es unterscheidet nicht zwischen einem vollständig generierten Motiv, einer erweiterten Bildkante und einer technisch unterstützten Korrektur. Beschreiben Sie die Veränderung in einem Satz. „Leerer Raum, Möbel generativ eingefügt“ gibt der Redaktion eine brauchbare Grundlage. „Mit Software bearbeitet“ tut das nicht. Für die externe Zusammenarbeit hilft die Checkliste zur Agenturübergabe.

Die Entscheidung gehört zum Einsatz, nicht nur zur Datei

Ein Motiv hat keine unveränderliche Aussage, die überall gleich bleibt. Auf einer Ideenseite kann eine visualisierte Werkstatt einen Zukunftsentwurf zeigen. Auf der Seite „Unser Standort“ kann dasselbe Bild wie eine aktuelle Aufnahme verstanden werden. Deshalb sollte die Freigabe neben der Datei auch die geplante Fundstelle und den umgebenden Text nennen. Ein späterer Kontextwechsel kann eine neue Prüfung sinnvoll machen.

Die rechtlichen Fragen lassen sich nicht durch einen Freigabehaken automatisieren. Artikel 50 des AI Act unterscheidet unter anderem technische Markierung und Offenlegung bestimmter Inhalte. Für Ihren Ablauf ist wichtig: Eine dokumentierte Entscheidung muss zum konkreten Einsatz passen. Bei einem unklaren realistischen Motiv holen Sie eine passende fachliche Einschätzung ein, statt einen Detektorwert zur endgültigen Antwort zu erklären.

Eine zuständige Person, eine benannte Vertretung

„Das macht Marketing“ ist noch keine Zuständigkeit. Legen Sie fest, wer fehlende Herkunftsangaben nachfordert, wer die inhaltliche Verwendung freigibt und wer die technische Darstellung kontrolliert. In einem kleinen Unternehmen kann eine Person mehrere Aufgaben übernehmen. Trotzdem sollten diese Aufgaben getrennt benannt sein. Sonst wird aus „Die Grafik ist fertig“ unbemerkt „Die Veröffentlichung ist geprüft“.

Vereinbaren Sie auch eine Vertretung und einen Umgang mit offenen Punkten. Ein Beitrag muss nicht deshalb veröffentlicht werden, weil die zuständige Person gerade Urlaub hat. Mögliche Entscheidungen sind: Rückfrage, ein anderes Motiv verwenden oder die Veröffentlichung dieses Bildes verschieben. Eine nachvollziehbare Zwischenentscheidung ist besser als ein stilles Durchwinken. Sie verhindert außerdem, dass jede Rückfrage gleich zur Grundsatzdiskussion über KI wird.

Nach dem Export beginnt die Darstellungskontrolle

Die freigegebene Arbeitsdatei ist nicht automatisch die sichtbare Website-Datei. Das CMS erzeugt kleinere Varianten, das Layout beschneidet den Rand und eine Blogkachel verwendet möglicherweise einen anderen Ausschnitt. Wenn ein Hinweis vorgesehen ist, muss auch seine Ausgabe geprüft werden. Dafür braucht es keine lange Besprechung: Öffnen Sie die tatsächliche Seite auf einem großen und einem kleinen Bildschirm.

Prüfen Sie zusätzlich die Stellen, an denen das Motiv wiederverwendet wird: Teaser, Suchergebnisse innerhalb der Website, Slider und gegebenenfalls Social-Media-Vorschauen. Ein direkt im Bild platzierter Hinweis kann beim Mitnehmen helfen, ist aber nicht gegen jeden Zuschnitt geschützt. Das Beispiel im Beitrag KI-Bilder auf Desktop und Smartphone kennzeichnen zeigt, weshalb die Kontrolle am veröffentlichten Ergebnis wichtig bleibt.

Wann braucht die Freigabe eine Wiedervorlage?

Eine Wiedervorlage ist besonders sinnvoll, wenn sich das Bild, sein Kontext oder die technische Ausgabe ändert. Wird aus einem Blogmotiv ein Anzeigenmotiv, sollte die frühere Freigabe nicht ungeprüft übernommen werden. Dasselbe gilt bei einer neuen generativen Bearbeitung oder einem Layoutwechsel mit engeren Bildausschnitten. Hinterlegen Sie solche Anlässe in Ihrer Veröffentlichungsroutine, nicht nur als Erinnerung im Kalender einer einzelnen Person.

Für unveränderte Inhalte kann eine regelmäßige Stichprobe ergänzend helfen. Wählen Sie dabei nicht zufällig nur die einfachsten Seiten. Prüfen Sie stark besuchte Einstiege, wichtige Angebote und Bildformate mit knappen Rändern. Dokumentieren Sie knapp, welche Fassung an welcher Stelle geprüft wurde. Eine Datumsangabe ohne Dateibezug lässt später offen, ob sie noch zum aktuellen Motiv gehört.

Starten Sie mit dem nächsten Bild, nicht mit einem Großprojekt

Sie müssen nicht erst das gesamte Archiv aufräumen, um künftig sauberer zu arbeiten. Führen Sie den Begleitzettel bei der nächsten Lieferung ein und wählen Sie einen Verantwortlichen für offene Fragen. Den Altbestand bearbeiten Sie parallel nach Wichtigkeit. Die Bildinventur für gewachsene Websites hilft dabei, aus einer unübersichtlichen Mediathek überschaubare Arbeitspakete zu machen.

Nach den ersten Veröffentlichungen prüfen Sie, welche Angaben tatsächlich fehlen und welche Felder niemand braucht. Ein guter Ablauf ist kurz genug, um benutzt zu werden, und genau genug, um Entscheidungen später nachvollziehen zu können. Das Ziel ist keine lückenlose Erzählung jedes Mausklicks. Das Ziel ist, dass beim nächsten Nachfragen nicht wieder fünf Menschen nach derselben Originaldatei suchen.